Welche Desk-Sharing-Konzepte gibt es?

Die Arbeitswelt befindet sich in einem stetigen Wandel. Der Trend geht immer mehr zu neuen Lösungen. Schon lange ist das Home Office ein Thema. Durch die Corona-Krise haben viele Arbeitgeber den Schritt zur Heimarbeit für ihre Mitarbeiter gewagt.

Doch das ist nicht das einzige neuartige Arbeitsmodell, was in den letzten Jahren aufgekommen ist. Auch andere Organisationsformen bezüglich der Arbeitsplatzgestaltung werden immer populärer. In diesem Zusammenhang ist das Desk Sharing zu nennen.

Doch was genau steckt hinter dem Desk-Sharing-Konzept? In welchen Branchen erscheint dieses sinnvoll? Welche Vor- und Nachteile bietet das Arbeitsplatz-Sharing? Diesen Fragen geht der nachfolgende Ratgeber auf den Grund und informiert Sie umfassend.

Was ist Arbeitsplatz-Sharing per Definition?

Es gibt für das Desk Sharing keine allgemeingültige Definition. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass es sich um eine recht neue Form der Arbeitsplatzgestaltung handelt. Dennoch versuchen wir nachfolgend, eine Definition zu erstellen:

Beim Desk Sharing hat der Arbeitnehmer keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen. Es gibt mehrere Arbeitsplätze, die von unterschiedlichen Mitarbeitern besetzt werden können. Der personalisierte Arbeitsplatz fällt also weg.

In der Regel ist es dabei auch so, dass es mehr Mitarbeiter als zur Verfügung gestellte Arbeitsplätze gibt. Dies erfordert natürlich eine Absprache und eine gegenseitige Rücksichtnahme.

Interessant: Als Vorreiter für das Desk Sharing gelten vor allem Facebook und Google, welche im Silicon Valley schon seit geraumer Zeit auf dieses Konzept der nicht fest besetzten Arbeitsplätze zurückgreifen.

In welchen Branchen ist Desk Sharing sinnvoll? 

Das Desk Sharing kann natürlich nicht in jeder Branche umgesetzt werden. Es ist für Unternehmen geeignet, in welchen die Mitarbeiter vorrangig auf elektronischem Wege arbeiten. Damit die Teilung der Arbeitsplätze funktionieren kann, muss sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter von jedem Computer aus auf die relevanten Daten zugreifen kann.

Diese sollten also in einer Cloud bzw. auf einem eigenen Server, zu welchem jeder Mitarbeiter schnell und unkompliziert Zugang hat, gespeichert werden. Zudem ist es wichtig, dass an jedem Arbeitsplatz dieselben technischen Voraussetzungen herrschen.

Desk Sharing: Welche Regeln und Modelle gibt es? 

Damit das Desk Sharing auch funktioniert, müssen klare Regeln definiert werden. So muss jeder Mitarbeiter sicherstellen, dass er den Arbeitsplatz nur besetzt, wenn er wirklich arbeitet. Das bedeutet auch, dass für jede Pause der Schreibtisch wieder geräumt werden muss.

Daher müssen die Angestellten weitestgehend auf persönliche Gegenstände wie Fotos oder ähnliches am Arbeitsplatz verzichten. Auch die Sauberkeit spielt eine Rolle. Dabei gilt: Sie müssen den Arbeitsplatz, wenn Sie diesen verlassen, wieder in den vorherigen Zustand bringen.

Um abzusprechen, wer wann welchen Schreibtisch besetzt, können unterschiedliche Modelle Anwendung finden. So gibt es in einigen Unternehmen beispielsweise einen Zeitplan, während andere aus das „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“-Prinzip setzen.

Wichtig: Damit das Desk Sharing funktionieren kann, müssen alle Mitarbeiter die Regelungen akzeptieren und umsetzen. Das erfordert auch ein hohes Maß an Kollegialität. Werden die Regeln nämlich missachtet, kann dies schnell zu Spannungen im Team führen.

Desk Sharing: Vorteile und Nachteile im Überblick

Abschließend wollen wir Ihnen einige Vor- und Nachteile, welche das Desk Sharing für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bietet, erläutern.

Vorteile:

• Kostenersparnis: Durch weniger Arbeitsplätze entstehen geringere Stromkosten. Ggf. kann sogar ein kleineres Büro durch den Arbeitgeber angemietet werden.
• Höhere Effizienz der Arbeitnehmer durch einen gewissen Druck, am Arbeitsplatz auch tatsächlich mit voller Konzentration zu arbeiten
• Optimale Ausnutzung der vorhandenen Ressourcen
• Bessere Kommunikationsmöglichkeiten durch die wechselnden Arbeitsplätze
• Mehr Bewegung im Büro, was sich laut Studien positiv auf die Gesundheit auswirken kann
• Gleichberechtigung bezüglich der Arbeitsplätze: So kommt kein Neid auf, weil ein Kollege eventuell einen „besseren“ Arbeitsplatz hat.

Nachteile:

• Die Produktivität kann leiden, wenn sich nicht alle Mitarbeiter an die Regeln halten und Arbeitsplätze blockiert werden, obwohl an diesen nicht gearbeitet wird.
• Mitarbeiter können die tägliche „Suche“ nach einem Arbeitsplatz als Stress empfinden.

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Über den Autor

Sarah K.

Seit 2016 schreibt Sarah auf arbeitsrechte.de Ratgeber zu unterschiedlichen Themen aus dem Arbeitsrecht. Sie ist außerdem für den Newsbereich verantwortlich. Ihre Leidenschaft für Nachrichten hat Sarah im Rahmen ihres Journalismus-Studiums in Berlin entdeckt.

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