Was ist ein Empfehlungsschreiben und was muss drinstehen?

Neben den Zeugnissen, dem Lebenslauf und dem Bewerbungsschreiben selbst werden immer wieder Referenzen verlangt. Sie vervollständigen das Bild vom Bewerber und können bei der Entscheidung über verschiedene Anwärter weiterhelfen.

Immer öfter wünschen sich Personaler diese zusätzlichen Informationen. Doch was bedeutet überhaupt „Referenzen“?

Empfehlungsschreiben achten? Und wie sehen Arbeitsreferenzen aus? Neben Antworten auf diese Fragen finden Sie im Ratgeber außerdem ein Empfehlungsschreiben als Muster, das Sie zur Orientierung nutzen können.

Wie sieht eine Referenz aus?

Grundsätzlich muss festgehalten werden, dass mit den sogenannten Arbeitsreferenzen die Empfehlungsschreiben vom Arbeitgeber gemeint sind.

Im englischsprachigen Raum werden sie als letter of recommendation bezeichnet und sind dort längst ein fester Bestandteil eines Bewerbungsschreibens. In Deutschland werden sie zunehmend wichtiger und gewinnen an Bedeutung.

Mittlerweile bevorzugen viel Arbeitnehmer und Personaler das Referenzschreiben, da die althergebrachten Arbeitszeugnisse in der Kritik stehen. Vor allem die Formulierungen und die „Geheimcodes“, die sich im Zeugnis verbergen stoßen den meisten Arbeitnehmern sauer auf.

Aber auch die Arbeitgeber sind damit oftmals unzufrieden. Sie fühlen sich durch die Gesetzgebung eingeschränkt und gemaßregelt. Denn ein Zeugnis darf das berufliche Weiterkommen nicht behindern.

Was heißt überhaupt Referenz?

Ganz allgemein bezeichnet eine Referenz ein bestimmtes Bezugssystem. In verschiedenen wissenschaftlichen Bereichen ist dieser Begriff geläufig. Im Arbeitsrecht ist er vor allem als Synonym zum Empfehlungsschreiben zu verstehen. Aber auch dabei soll ein Bezug hergestellt werden, nämlich zum früheren Arbeitgeber oder Arbeitsplatz. Dabei steht eine qualifizierende Beurteilung im Mittelpunkt.

Wichtig! Ein Referenzschreiben ist ein schriftliches Dokument, das eine positive, bewertende Empfehlung zu einer bestimmten Person enthält.

• Ein Empfehlungsschreiben ist an einen bestimmten Adressaten gerichtet. Der Schwerpunkt liegt in der Zukunft, da die Empfehlung auf eine spezifische Stelle verweist. Ein Empfehlungsschreiben kann für Bewerbungen, Stipendien, Praktika und für verschiedene Studiengänge geeignet sein.
• Eine Referenz ist im Vergleich eher unspezifisch. Sie dient der Meinungsbildung bei der Einstellung eines Bewerbers. Dabei geht es vor allem um die erworbenen Qualifikationen und die durchgeführten Tätigkeiten. Was kann also ein Bewerber durch seine berufliche Bildung oder Weiterbildung leisten. Ein Referenzschreiben lohnt sich vor allem für Freiberufler, da diese nicht fest angestellt sind und damit keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben.

Was bedeutet also eine Referenz im Arbeitsrecht? Referenzschreiben sind eine Alternative, vor allem zu den qualitativen Arbeitszeugnissen. Sie unterliegen keinen formalen rechtlichen Regeln und werden zumeist auf einer freiwilligen Basis verfasst. Eine standardisierte Vorlage für ein Referenzschreiben gibt es daher nicht.

Das Referenzschreiben nach einem bestimmten Muster?!

Die formale Struktur wie bei einem Zeugnis fußt auf keiner gesetzlichen Grundlage oder ist bereits vollkommen standardisiert.

In der Regel ist für ein Empfehlungsschreiben eine festgelegte Vorlage weniger von Vorteil. Meistens sind diese kurz und knapp gehalten. Es gibt keinen vorgeschriebenen Aufbau oder Inhalt.

Eine Empfehlung ist auf die aktuelle und individuelle Situation abzupassen. Ihr Inhalt und die wichtigsten Punkte sollten Sie mit derjenigen Person absprechen, die die Empfehlung ausstellt. Oft ist eine solche Empfehlung in der Ich-Form geschrieben. Sie ist persönlicher und kann sogar emotionaler gehalten sein als die Arbeitsreferenzen.

Für ein Referenzschreiben existieren schon eher allgemeingültige Angaben, die in jedem Falle enthalten sein sollten, um ein aussagekräftiges Schreiben in den Händen halten zu können. Das sind unter anderem:

1. Angaben zur Person und zur Tätigkeit
2. Angaben zum Autor des Referenzschreibens
3. Darstellung und Bewertung spezifischer Tätigkeiten
4. Beleuchtung des Team-Verhaltens
5. Zukunftswünsche

Dem nachstehenden Muster kann ein Referenzschreiben dann konkret folgen:

• Briefkopf des Ausstellers der Referenz
• Direkte Telefonnummer für mögliche Nachfragen
• Name und Anschrift des Adressaten: Dies gilt insbesondere für eine konkrete Empfehlung, bei der ein zukünftiger Arbeitgeber bereits bekannt ist.
• Betreff mit namentlicher Erwähnung des Bewerbers
• Kurze Selbstvorstellung des Ausstellers der Referenz
• Kurzer Hinweis zum Ausstellungsgrund des Empfehlungsschreibens oder des Referenzschreibens
• Sachliche Empfehlung des Bewerbers: An dieser Stelle sollte der Name sowie der Tätigkeitszeitraum angegeben werden. Ein Verweis auf die hierarchischen Verhältnisse ist auch möglich.
• Erreichte Qualifikationen seitens des Arbeitnehmers: Das können Abschlüsse sein, aber auch spezieller Zertifikate und Weiterbildungen, die in den Zeitraum fallen.
• Erfolge: Hier kann das Referenzschreiben den großen Unterschied machen. Denn an dieser Stelle kann der Aussteller der Referenz die Leistungen hervorheben, die besonders erwähnenswert sind. Dabei ist der subjektive Blick von besonderer Bedeutung. Erfolge oder Qualifizierungen können zudem zusätzlich im Lebenslauf („Erfahrung mit …“) mit aufgenommen werden.
• Eine subjektive Empfehlung: Hier geht es um Aspekte der Persönlichkeit, die womöglich den Bewerber für die Stelle besonders geeignet machen sowie um die Softskills oder die besondere Eignung für die angestrebte Position.
• Datum und Unterschrift

Referenzen angeben und einholen

Referenzen werden auf Anfrage ausgestellt oder geschrieben. Dadurch ist in der Regel ein Geheimsprache oder ein Code wie in einem Arbeitszeugnis nahezu ausgeschlossen. Denn nur derjenige wird Ihnen eine Referenz schreiben, der Sie auch empfehlen kann und dies auch will. Dennoch sollten Sie darauf achten, wen Sie bitten, ein Referenzschreiben zu erstellen.

Ein schlecht beleumundeter Gutachter oder ein Fürsprecher, der gar nicht die fachlichen Kompetenzen mitbringt, um Sie beurteilen zu können, sind keine gute Wahl. Eine Arbeitsreferenz sollte in jedem Falle ernst genommen, auch vom Aussteller. Das heißt auch, dass abgedroschene Floskeln oder ein übertriebenes Lob wenig hilfreich sind und das Bild des Bewerbers verzerren.

Ein Empfehlungsschreiben oder ein Referenzschreiben sollte eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Zudem achten Sie darauf, dass Ihrer Bewerbung nicht mehr als drei Schreiben beiliegen. Eine große Anzahl unterschiedlicher Empfehlungsschreiben kann willkürlich wirken.

Generell gilt: Die Empfehlungen und Referenzen können im Lebenslauf sowie im Anschreiben mit aufgeführt oder angegeben werden.

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