Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber: Haben Sie Anspruch?

Fahrgeld vom Arbeitgeber für den Weg zur Arbeit

Es ist kein Geheimnis, dass manche Arbeitnehmer während einer Arbeitswoche unzählige Kilometer zurücklegen. Hinzu kommen Dienstreisen und ggf. kleinere Erledigungen für den Chef persönlich.

Doch wer muss letzten Endes für die entstandenen Kosten aufkommen? Ist eine Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber Pflicht? Und wie viel Kilometergeld kann vom Arbeitgeber pauschal verlangt werden? Diesen Fragen widmet sich der folgende Ratgeber.

Normalerweise ist eine Erstattung der Fahrtkosten durch den Arbeitgeber keine Pflicht, wenn es um die täglichen Fahrten von der Wohnung des Arbeitnehmers zur Arbeitsstätte geht. Einige Vorgesetzte zahlen dennoch – es handelt sich demnach um eine freiwillige Leistung.

Aus diesem Grund können Arbeitnehmer bei dieser Art der Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber auch nicht erwarten, dass die gesamten Kosten übernommen werden. Selbst eine Fahrgelderstattung vom Arbeitgeber, welche die Fahrtkosten nur zum Teil abdeckt, können sich kostentechnisch schon bemerkbar machen. Diesen Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber bei der Steuer als Werbungskosten geltend machen.

Ein Großteil der Arbeitnehmer bekommt kein Benzingeld vom Arbeitgeber. In diesem Fall haben Betroffene jedoch die Möglichkeit, anfallende Fahrtkosten auf dem Arbeitsweg von der Lohnsteuer als Werbungskosten abzusetzen.

Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber für Dienstfahrten

Bei der Fahrtkostenerstattung haben Vorgesetzte in puncto Dienstreise meist keine Wahl – sie müssen die Kosten der Arbeitnehmer tragen. Dies ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) festgehalten:

Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.“

Doch woran orientiert sich der Fahrtkostenersatz durch den Arbeitgeber genau?

• Wird die Dienstreise mit dem eigenen Wagen unternommen, muss sich die Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber nach einer Kilometerpauschale richten.
• Bei Dienstreisen mit einem öffentlichen Verkehrsmittel oder dem Flugzeug erhalten Sie kein Spritgeld vom Arbeitgeber, sondern den Wert des jeweils benötigten Tickets.

In der heutigen Zeit ist es übrigens gar nicht mehr so unüblich, dass die Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber über eigenhändig vom Chef verteilte Tankkarten erfolgt. Muss ein PKW getankt werden, kann der Betrag direkt von dieser Karte und dadurch von einem Betriebskonto abgebucht werden.

Ist dies nicht der Fall, sollten Quittungen und Rechnungen von Tankstellen gut aufbewahrt werden, da Sie vor der Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber oft ein Formular ausfüllen müssen. In diesem Schreiben müssen Sie die angefallenen Kosten der Aufwendungen beweisen können. Haben Sie alle Nachweise aufgehoben, sollte der Fahrtkostenübernahme vom Arbeitgeber nichts mehr im Weg stehen.

Wie kann ich das Fahrgeld vom Arbeitgeber berechnen?

Möchten Sie als Arbeitnehmer den Fahrtkostenzuschuss durch Ihren Arbeitgeber berechnen, können Sie sich an der gesetzlichen Kilometerpauschale orientieren. Vom Arbeitgeber stehen Ihnen demnach 30 Cent bei Kraftfahrzeugen und 20 Cent bei Motorrädern oder -rollern zu.

Bei der Berechnung von einem Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber wird nur die kürzeste Strecke abgedeckt.

Es handelt sich daher oft um eine sogenannte „Entfernungspauschale“, deren Höhe sich ergibt, wenn Sie folgende Angaben multiplizieren:

• An wie vielen Tagen im Jahr unternimmt der Arbeitnehmer Fahrten zur Arbeit?
• Wie viele Fahrten bzw. Kilometer legt der Arbeitnehmer jeden Tag zurück?
• Wie hoch ist die gesetzliche Kilometerpauschale?

Bei 200 Arbeitstagen, einem Arbeitsweg von 15 Kilometern sowie einer gesetzlichen Kilometerpauschale von 30 Cent könnten Sie dementsprechend eine Entfernungspauschale und damit Fahrtkostenpauschale vom Arbeitgeber in Höhe von 900 Euro geltend machen.

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