Mitarbeitergespräch – Was sind die Themen und wie oft wird es geführt?

Wie gut die Arbeit ist, die sie leisten, interessiert nicht nur Berufseinsteiger. Sie sind häufig dankbar dafür, Feedback zu ihrer Arbeit zu bekommen und umgekehrt auch ihre Wünsche äußern zu können. Gelegenheit hierzu bietet sich in einem Mitarbeitergespräch.

Ob, wann und wie häufig ein Mitarbeiter zum Gespräch gebeten wird, ist in Betrieben unterschiedlich geregelt. Während einige die Probezeit abwarten und dann ein solches Feedbackgespräch anbieten, unterhalten sich andere Chefs – gerade in größeren Unternehmen – mit ihren Mitarbeiter durchaus in einem monatlichen Rhythmus.

In diesem Ratgeber erhalten Sie Hinweise dazu, inwiefern Sie sich auf Gespräche mit dem Chef vorbereiten müssen, wie Sie ein Personalgespräch führen und ob Sie die Einladung zum Mitarbeitergespräch überhaupt annehmen müssen.

Die Ziele vom Mitarbeitergespräch

Arbeitsvertraglich sind Arbeitnehmer zur Ableistung bestimmter Tätigkeiten verpflichtet, die innerhalb einer definierten Arbeitszeit zu erledigen sind. Schnell entsteht hieraus ein Rhythmus, der dazu führt, dass Sie sich über die grundsätzlichen Arbeitsbedingungen keine Gedanken mehr machen, sondern Tag für Tag die auf Ihrem Tisch liegenden Aufgaben erfüllen.

Hier setzen Mitarbeitergespräche an. Sie geben Arbeitnehmern die Möglichkeit, sich zu folgenden Dingen zu äußern:

• die Zufriedenheit mit den übertragenen Aufgaben
• die Vergütung
• die Arbeitsatmosphäre

Die Inhalte vom Mitarbeitergespräch werden jedoch auch maßgeblich von der gegenübersitzenden Führungskraft bestimmt. Diese kann ebenfalls Lob und Kritik äußern, was Ihnen die Möglichkeit gibt, neue Blickwinkel einzunehmen und sich weiterzuentwickeln. Das Gespräch mit dem Chef ist auch die ideale Gelegenheit, um sich mit ihm über eventuell nötige Fort- und Weiterbildungen zu unterhalten. Hier können Sie Führungskräfte davon überzeugen, dass es eine unternehmerisch sinnvolle Entscheidung ist, Sie in einem bestimmten Bereich schulen zu lassen.

Ein Mitarbeitergespräch wird in der Regel zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Chef geführt und beinhaltet ein beiderseitiges Feedback. Es verfolgt ebenfalls den Zweck, die Motivation der Mitarbeiter zu erhalten und ihre Arbeit wertzuschätzen.

Mitarbeitergespräche: Diese Arten gibt es

Wann und wie häufig Mitarbeiter zum Gespräch gebeten werden, ist von Arbeitgeber zu Arbeitgeber verschieden. Die Einhaltung einer gewissen Regelmäßigkeit empfehlen Experten jedoch. Aus welchem Anlass und zu welchem Zeitpunkt ein Mitarbeitergespräch stattfindet, ist durchaus variabel.

1. regelmäßige Feedbackgespräche: Sie finden in bestimmten, festen Abständen statt. In diesen Mitarbeitergesprächen wird die Arbeitsleistung des Betroffenen evaluiert. Lassen Sie sich beispielsweise gerade scheiden und sind in letzter Zeit nicht ganz bei der Sache, kann dies in einem solchen Feedbackgespräch thematisiert werden. Da eine Scheidung Kosten verursacht, die sich nicht selten in vierstelliger Höhe bewegen, bringt Ihr Arbeitgeber möglicherweise Verständnis für Ihre Ablenkung auf, wenn Sie mit ihm darüber sprechen.
2. spontane Mitarbeitergespräche: Auch außerhalb der Reihe kann eine Führungskraft um eine Unterredung mit Ihnen bitten. Nicht zwingend muss es dabei um die Besprechung eines Misserfolgs gehen. Genauso kann Ihnen hier eine spontane Beförderung mitgeteilt werden. Auch wenn nur allzu gut nachvollziehbar ist, dass die Einladung zu einem kurzfristig anberaumten Termin für Unsicherheit sorgen kann, lohnt es sich ruhig zu bleiben und das Mitarbeitergespräch strukturiert anzugehen.

Mitarbeitergespräche können monatlich oder auch einmal im Jahr (Mitarbeiterjahresgespräch) stattfinden. Welches Prozedere am effektivsten ist, müssen Führungskräfte ganz individuell beurteilen. Da eine gute Personalführung nicht ohne diese vertrauensbildende Maßnahme auskommt, ist ihr große Aufmerksamkeit zu schenken.

Wussten Sie, dass Sie einen Rechtsanspruch auf ein Mitarbeitergespräch haben? Festgehalten ist dies im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). In § 82 führt es aus: Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen. Ausdrücklich einbezogen wird hier ebenfalls das Recht, Verbesserungsvorschläge zu machen.

Wer nimmt alles am Mitarbeitergespräch teil?

In Feedbackgesprächen werden häufig vertrauliche Informationen ausgetauscht. Thema kann dabei unter anderem die Zusammensetzung und Höhe des Gehalts sein. Unternehmen behalten Informationen wie diese gern unter Verschluss, um den Wettbewerb zwischen den Angestellten anzukurbeln. Ein Vorgesetzter hat demnach selten ein Interesse daran, dass außer ihm und dem Arbeitnehmer, um den es geht, noch andere Personen am Mitarbeitergespräch teilnehmen.

Dem Wunsch nach einem Vier-Augen-Gespräch seitens des Arbeitgebers muss nicht zwingend nachgekommen werden. Der Gesetzgeber erlaubt es Ihnen, einen Vertreter des Betriebsrates – sofern vorhanden – zur Unterredung hinzuzubitten. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass es auf das Thema ankommt. Betriebsratsmitglieder dürfen nämlich nur an Mitarbeitergesprächen teilnehmen, die folgende Dinge zum Gegenstand haben:

1. Änderung von Arbeitsabläufen, die ohne Fortbildung nicht zu bewältigen sind
2. Beurteilung der Arbeitsleistungen, Erörterung der Vergütung, Karriereaussichten
3. den Wunsch nach Einsicht in die Personalakte des Arbeitnehmers
4. Beschwerde über arbeitnehmerseitige Benachteiligung

Ein Betriebsratsmitglied darf über die ihm zur Kenntnis gelangten Informationen kein Wort gegenüber Dritten verlieren. Diese Vorgabe gilt nicht, wenn der Mitarbeiter ihm dies ausdrücklich erlaubt.

Sind die Fronten bereits verhärtet, kann ebenfalls die Frage im Raum stehen: „Darf ich meinen Anwalt, mit dem ich das Mitarbeitergespräch und den Leitfaden vorbereitet habe, hinzuziehen?“ Mit dieser Frage hat sich unter anderem bereits das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm befasst und geurteilt: Ist Ihr Chef nicht damit einverstanden, darf der Anwalt eines Arbeitnehmers nicht am Mitarbeitergespräch teilnehmen (LAG Hamm, Az.: 14 Sa 497/01). Steht bei einer solchen Unterredung hingegen eine Verdachtskündigung im Raum, ist es erlaubt, seinen Rechtsanwalt einzubeziehen.

Anders kann es jedoch aussehen, wenn der Arbeitgeber eine nicht dem Betrieb zugehörige Person, dazu zählt auch ein Anwalt, als Zeuge einlädt. Um gleiche Verhältnisse für alle zu schaffen, darf der Arbeitnehmer entsprechend gleichziehen.

Der Ablauf vom Mitarbeitergespräch

Steht bei Ihnen ein Personalgespräch an, muss das ganz und gar nichts Schlechtes bedeuten. Schließlich ist eine solche Unterredung auch dafür da, Ihnen positives Feedback für Ihre Arbeit zu geben. Ebenso können Sie es dazu nutzen, um etwas an der Gehaltsschraube zu drehen. Wann Sie am besten mit der Sprache rausrücken, ist dabei von großer Bedeutung.

Um den richtigen Zeitpunkt zu erwischen, sollten Sie daher den grundsätzlichen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs kennen. Dieses geht für gewöhnlich wie folgt vonstatten:

1. Rekapitulation der letzten Monate: Nach der Begrüßung und ein paar einleitenden Worten startet das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch für gewöhnlich mit einer Analyse des Zeitraumes, der zwischen der letzten und dieser Unterredung lag. Der Mitarbeiter erhält Feedback zu seiner Leistung und den bewältigten Arbeitsaufgaben. Gegebenenfalls erfolgt ebenfalls ein Ist-Soll-Abgleich mit den in der Vergangenheit festgelegten Zielen. Konnte er diese erreichen? Danach hat er selbst die Möglichkeit, seine Sicht der Dinge darzulegen. Ihnen bietet sich jetzt die Gelegenheit, Lob und Kritik an Unternehmensabläufen und der Zusammenarbeit mit Ihrem Vorgesetzten zu äußern.
2. modifizierte/neue Zielvereinbarung: Auf diesen Schritt hin folgt Stufe Nummer 2. Im Mitarbeitergespräch wird eine neue Zielvereinbarung vereinbart bzw. die alte wird an die aktuellen Gegebenheiten angepasst. Absolvieren Sie beispielsweise eine Ausbildung, bildet in der Regel ein Ausbildungsplan ab, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten Sie in dieser Zeit erlernen sollen. Können Sie diese zum Zeitpunkt des Gesprächs bereits alle vorweisen, ist es nun an Ihnen, gemeinsam mit Ihrem Chef zu überlegen, welche Aufgaben Sie gern noch übernehmen würden und welche Ziele es dabei zu erreichen gilt.
3. Ausblick: Das Mitarbeitergespräch endet im Ablauf mit der perspektivischen Entwicklung des Mitarbeiters. Zu diesem Zeitpunkt hat der Arbeitnehmer die Option, Wünsche auf etwaige Fortbildungen oder aber auch mehr Geld zu äußern. Achtung: Wenn Sie mehr Geld für Ihre Arbeit fordern, sollten Sie rechtzeitig eine gute Vorbereitung für das Mitarbeitergespräch treffen. Das bedeutet: Sammeln Sie Argumente, die Ihren Erfolg und die Nützlichkeit für das Unternehmen belegen. Logisch argumentiert und mit Selbstvertrauen vorgebracht, stehen die Chancen gut, dass Sie Ihren Chef überzeugen, Ihnen am Ende des Monats mehr Geld zu überweisen.

Übrigens: Oftmals halten Arbeitgeber mit einem Protokoll das Mitarbeitergespräch und die getroffenen Absprachen fest. Nüchtern formuliert und von beiden Seiten unterschrieben, dient es vor allem dem Nachweis der getroffenen Vereinbarungen. Es kann Eingang in die Personalakte finden, muss es aber nicht zwingend.

Dürfen Sie ein Mitarbeitergespräch ablehnen?

Welche Rechte Arbeitgeber haben, geht in der Regel unmittelbar aus dem Arbeitsvertrag hervor. Darüber hinaus existiert gemäß Gewerbeordnung ein sogenanntes Direktionsrecht, das auch als Weisungsrecht bekannt ist (§ 106). Es erlaubt Vorgesetzten, Mitarbeitern im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen, Anordnungen zu erteilen, denen diese Folge leisten müssen. Dazu können auch Aufforderungen, an einem Mitarbeitergespräch teilzunehmen, zählen.

Grundsätzlich gilt also: Sie müssen an Mitarbeitergesprächen teilnehmen, wenn diese einen Arbeitsbezug haben. Sollen in einem Mitarbeitergespräch also Ziele festgelegt werden, haben Sie zu erscheinen, um Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten zu erfüllen.

Die Interessen des Arbeitnehmers sind zu berücksichtigen. Kommt es dazu, dass ein Termin zum Mitarbeitergespräch wegen einer Erkrankung nicht wahrgenommen werden kann, sind Sie demnach von Ihrer Pflicht zur Teilnahme entbunden. Ob Sie einem Mitarbeitergespräch beiwohnen müssen, ist auch abhängig vom zu besprechenden Thema. Soll es beispielsweise darum gehen, sich auf einen Änderungsvertrag zu einigen, kann Ihr Vorgesetzter ebenfalls nicht verlangen, dass Sie seinem Wunsch nach einer Unterredung nachkommen.

Sollten Sie wegen Ihrer Weigerung ein jährliches Mitarbeitergespräch wahrzunehmen, eine Abmahnung erhalten haben, ist es daher ratsam, arbeitsrechtlich genau prüfen zu lassen, ob diese überhaupt rechtens ist. Laien verfügen nur selten über ein so großes juristisches Fachwissen, weshalb der Gang zum Rechtsanwalt in der Regel zu empfehlen ist. Dieser kann gegebenenfalls erwirken, dass die Abmahnung für ungültig erklärt wird und aus der Personalakte verschwindet.

Mitarbeitergespräche führen – so bereiten sich Arbeitnehmer am besten vor

Wie die Maus vor der Schlange – so fühlen sich viele Mitarbeiter, die spontan zum Mitarbeitergespräch mit dem Chef gerufen werden. Waren Sie fleißig und haben stets erfolgreich die Ihnen übertragenen Aufgaben erfüllt, brauchen Sie Ihr Licht jedoch gar nicht unter den Scheffel stellen.

Gehen Sie positiv an diese Unterredung ran. Häufig hängt von einem solchen Termin ab, wie Ihre weitere Berufslaufbahn verläuft. Deshalb ist einer der wichtigsten Tipps in diesem Zusammenhang: Ein Personalgespräch bedarf der Vorbereitung. Etwaige Unsicherheiten können hierdurch bereits minimiert werden.

Mitarbeitergespräch – eine Checkliste hilft, den Überblick zu behalten

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Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um ein Muster handelt. Ihre persönlichen Daten müssen in der Vorlage noch ergänzt werden. Bei Bedarf können Sie auch noch weitere Punkte hinzufügen.

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Fazit zum Thema Mitarbeitergespräch

Der Zweck eines Personalgesprächs ist der Austausch des gegenseitigen Feedbacks zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. Es bietet dem Chef die Gelegenheit, die Leistung eines Arbeitnehmers anzuerkennen und mit ihm gemeinsam ganz individuelle Zielvereinbarungen zu treffen bzw. die Einhaltung dieser zu überprüfen.

Sie sollten die Gelegenheit nutzen, Ihre eigenen Wünsche zu äußern. Sind Sie mit dem Arbeitsumfeld zufrieden? Welche Aufgabenbereiche reizen Sie noch? Was kann der Arbeitgeber tun, um Sie noch glücklicher zu machen? Deshalb: Ein vorher vorbereiteter Leitfaden hilft, das Mitarbeitergespräch in die richtigen Bahnen zu lenken. Nehmen Sie sich hierfür ausreichend Zeit, um perfekt vorbereitet zu sein und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Auch um schwierige Mitarbeitergespräche kommen Sie manchmal nicht herum. Deshalb ist einer der wichtigsten Tipps: Ein Mitarbeitergespräch ist unbedingt immer sachlich, ergebnisorientiert und freundlich zu führen, schließlich wollen Sie im Laufe Ihrer Karriere noch eine Menge erreichen.

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Über den Autor

Elyas K.

Elyas ist ein erfahrener Online-Redakteur mit einem abgeschlossenen Studium im Bereich Rechtswissenschaften. Seine Expertise auf diesem Gebiet ermöglicht es ihm, fundierte und präzise Artikel zu unterschiedlichsten Fragen im Bereich Arbeitsrecht zu produzieren, die Lesern das Erfassen der komplexen Inhalte ermöglichen sollen.