Nachweisgesetz - Was sind die Grundlagen und Pflichten?

Key Facts

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich zu dokumentieren und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Beispielsweise müssen laut Nachweisgesetz eine Gehaltserhöhung oder betriebliche Altersvorsorge vertraglich festgehalten sein.
Der Arbeitgeber muss die Niederschrift dem Arbeitnehmer innerhalb bestimmter Fristen aushändigen.
Bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld von bis zu 2.000 €.

Was ist das Nachweisgesetz laut Definition?

Inhalt

Das Nachweisgesetz spielt im Arbeitsrecht eine zentrale Rolle. Es verpflichtet den Arbeitgeber nämlich, Vertragsbedingungen und Entscheidungen zum Arbeitsverhältnis schriftlich festzuhalten, zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer als Nachweis auszuhändigen. § 1 NachwG regelt, dass alle Arbeitnehmer sowie Praktikanten, die nach dem Mindestlohngesetz als Arbeitnehmer gelten, davon betroffen sind.

Welche Punkte müssen in die schriftlichen Aufzeichnungen nach dem Nachweisgesetz?

Grundsätzlich dient das Nachweisgesetz dem Schutz der Arbeitnehmer und der Transparenz des Arbeitsverhältnisses. Arbeitgeber sind rechtlich verpflichtet, die Arbeitsbedingungen fristgerecht zu dokumentieren.

Die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz ist also ein vom Arbeitgeber unterschriebenes Dokument, das dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird.

Welche Pflichten muss der Arbeitgeber laut § 2 Nachweisgesetz erfüllen?

Paragraph 2 Nachweisgesetz (NachwG) regelt die Inhalte sowie die dazugehörigen Fristen. Laut Nachweisgesetz muss der Arbeitsvertrag einige Mindestinhalte festhalten. Zudem besteht für jeden dieser Punkte im Nachweisgesetz eine Ausschlussfrist. Die Niederschrift über die folgenden wesentlichen Bedingungen muss innerhalb dieser Fristen beim Arbeitnehmer eingehen:

Spätestens am ersten Arbeitstag:

Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Arbeitszeit sowie Ruhe- und Pausenzeiten und Schichtarbeit
Zusammensetzung und Höhe des Entgelts

Punkte, die z. B. unter das Nachweisgesetz fallen, sind Tätigkeitsbeschreibung oder betriebliche Altersvorsorge.

Spätestens nach sieben Tagen:

Beginn des Arbeitsverhältnisses
Dauer der Probezeit (falls vorhanden)
Enddatum oder voraussichtliche Dauer
Kurzbeschreibung der Tätigkeit
Möglichkeit und Bedingungen für Überstunden
Arbeitsort
Regelungen zur Arbeit auf Abruf (falls zutreffend)

Spätestens nach einem Monat:

Dauer des Urlaubs pro Jahr
Anspruch auf Fortbildung (falls zutreffend)
Betriebliche Altersvorsorge (falls zutreffend)
Kündigungsfristen und Kündigungsprozess
Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Arbeitgeber sind auch gegenüber Praktikanten zur Einhaltung der Vorgaben des Nachweisgesetzes verpflichtet. Angaben, wie Lern- und Ausbildungsziele, werden schriftlich festgehalten.

Nachweise bei bestehenden Verträgen

Wichtige Änderungen, die nach Vertragsbeginn vorgenommen werden, teilt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gemäß § 3 NachwG spätestens am Tag der Wirksamkeit mit. Darunter fallen laut Nachweisgesetz:

Arbeitszeit
Arbeitsort
Dauer des Arbeitsverhältnisses
Tätigkeitsbeschreibung
Dauer der Probezeit

Werden diese Änderungen in einem separaten Änderungsvertrag festgehalten, entfällt die Mitteilungspflicht innerhalb dieser Frist.

Greift das Nachweisgesetz auch für Altverträge?

Die Nachweispflicht besteht laut § 5 Nachweisgesetz auch für Arbeitsverträge, die vor dem 01. August 2022 in Kraft traten, wenn der Arbeitnehmer eine Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen verlangt. Der Arbeitgeber ist daraufhin verpflichtet, innerhalb von 7 Tagen die wichtigsten Angaben schriftlich an den Arbeitnehmer zu übergeben. Alle restlichen Angaben kann er innerhalb eines Monats nachreichen.

Besitzt der Arbeitnehmer bereits einen schriftlichen Arbeitsvertrag bzw. eine Niederschrift, die den Vorschriften entspricht, entfällt die Pflicht, den Nachweis zu erneuern.

Kann der Nachweis auch in Textform übermittelt werden?

Für manche Branchen erlaubt das Nachweisgesetz die elektronische Textform. Ab wann ist das möglich?

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist laut Nachweisgesetz Pflicht. Doch auch die elektronische Übermittlung ist unter Umständen möglich. Bedingungen dieser Form der Übermittlung sind:

Der Arbeitnehmer muss auf das Dokument zugreifen, es speichern und ausdrucken können.
Der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer auf, den Empfang des Dokuments zu bestätigen.

Wichtig zu wissen: Die oben genannten wesentlichen Arbeitsnachweise gemäß § 2 im Nachweisgesetz sind davon ausgenommen. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, wichtige Vertragsbedingungen schriftlich auszuhändigen – eine rein elektronische Übermittlung ist nicht ausreichend.

In Branchen wie bspw. dem Baugewerbe, der Gastronomie oder Speditionen ist die elektronische Übermittlung überhaupt nicht möglich. Grund dafür ist das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und die darin enthaltenen strengeren Dokumentationspflichten. Für diese Branchen ist laut § 2 Art. 1 Satz 6 Nachweisgesetz die Schriftform des Dokumentes unerlässlich.

Verstoß gegen das Nachweisgesetz – Konsequenzen

Arbeitgeber zahlen ein bis zu 2000 € hohes Bußgeld, wenn das Nachweisgesetz nicht befolgt wird.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht der Aufzeichnungen nach dem Nachweisgesetz nicht nachgeht? Bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz drohen dem Arbeitgeber gemäß § 4 NachwG Bußgelder in Höhe von 2000 €.

Unvollständige, fehlerhafte oder gar nicht ausgestellte Nachweise können dazu führen, dass der Arbeitnehmer gemäß § 280 Abs. 1 BGB Schadensersatz fordert. Beim Nachweisgesetz ist es jedoch schwierig, den genauen Betrag des entstandenen Schadens zu ermitteln, weshalb dieser Anspruch häufig wenig Bedeutung hat.

Das Nachweisgesetz regelt keine Beweislastumkehr. Die Beweislastumkehr bedeutet, dass nicht derjenige, der etwas behauptet, den Beweis erbringen muss, sondern die Gegenseite. Wenn ein Arbeitnehmer behauptet, dass ihm der Arbeitgeber unter vier Augen einen erhöhten Urlaubsanspruch zugesichert hat, dann müsste der Arbeitnehmer diesen Anspruch im Zweifelsfall nachweisen können.

Bestände jedoch die Beweislastumkehr, wäre der Arbeitgeber verpflichtet, den Nachweis zu erbringen, dass kein solcher Urlaubsanspruch zugesagt wurde, wenn der Arbeitnehmer das behauptet. Da jedoch im Nachweisgesetz keine Beweislastumkehr besteht, trägt in diesem Fall der Arbeitnehmer die Beweislast dafür, dass ihm dieses Versprechen gemacht wurde.

FAQ: Das Nachweisgesetz

Was beinhaltet das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz beinhaltet die Gesetzgebung rund um die Pflicht der Arbeitgeber, Nachweise und Niederschreibungen wichtiger Vertragsinhalte zu erstellen. Hier erfahren Sie mehr zum Gesetz.

Was bedeutet Niederschrift nach dem Nachweisgesetz?

Eine Niederschrift beschreibt die schriftliche Aufzeichnung wesentlicher Punkte im Arbeitsvertrag, wenn dieser erstellt oder geändert wird.

Welche Inhalte müssen im Arbeitsvertrag nach dem Nachweisgesetz enthalten sein?

Im Arbeitsvertrag müssen alle wichtigen Informationen zur Tätigkeit stehen. Darunter fallen Inhalte wie Vergütung, Beschäftigungsdauer oder Arbeitsort. Eine ausführliche Liste finden Sie hier.

Quellen und weiterführende Links

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Über den Autor

Jan Frederik Strasmann, LL. M.

Jan Frederik Strasmann schreibt für arbeitsrechte.de u. a. über Themen zu Kündigung und Abmahnung. Er studierte an der Universität Bremen und absolvierte sein Referendariat am OLG Celle. Seinen Master of Laws (LL. M.) erwarb er in Dublin. Seit 2014 ist er zugelassener Rechtsanwalt.

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