Alle Informationen, die dem Arbeitgeber über den Arbeitnehmer vorliegen, werden gebündelt aufbewahrt. Dabei muss es sich nicht buchstäblich um schriftlich auf Papier dokumentierte Unterlagen handeln, sind die meisten Informationen heutzutage doch elektronischer Natur.
So sind die wichtigsten Daten rund um das Arbeitsverhältnis schnell zu erfassen. Ihr Chef ist gesetzlich nicht dazu verpflichtet, eine solche Sammlung anzulegen. Nichtsdestotrotz wird dieses Prozedere aus administrativen Gründen in den meisten Betrieben jedoch zu finden sein.
Kurz & knapp: Personalakte
Häufig weist die Personalakte folgenden Inhalt auf: Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, den Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Abmahnungen sowie die Kündigung.
Das Arbeitsrecht schreibt vor, dass Personalakten vertraulich zu behandeln sind und entsprechend akkurat verwahrt werden müssen. Was Arbeitgeber dabei bedenken sollten, lesen Sie hier.
Ja. Arbeitnehmer haben das Recht, ohne Angabe von Gründen, Einsichtnahme in ihre Personalakte zu verlangen.
Die Personalakte mitnehmen dürfen Sie in der Regel nicht. Kopien sind häufig jedoch erlaubt, müssen jedoch aus eigener Tasche finanziert werden.
Inhalt
Der Eintrag in die Personalakte
Wird ein Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt, fallen viele Daten an, schließlich müssen bestimmte Informationen an die Versicherungen weitergegeben und die Rahmenbedingungen für das Beschäftigungsverhältnis festgehalten werden.
Manchmal verstößt ein Arbeitnehmer mit seinem Verhalten gegen die vertraglich vereinbarten Pflichten, sodass eine Abmahnung folgt – die Personalakte wird auch mit diesem Dokument gespickt. Doch wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Können Sie die Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen?
Hierzu gibt es ein Urteil vom Bundesarbeitsgericht (BAG), das besagt: Eine Abmahnung löschen, muss der Arbeitgeber – gegebenenfalls auf Bitte des Betroffenen – erst, wenn sie keinerlei Relevanz mehr für das bestehende Vertragsverhältnis hat (BAG, Az. 2 AZR 782/11) .
Wann genau die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte erfolgen muss, dazu gibt es keine konkreten Fristen. Das Eintreten der Bedeutungslosigkeit ebenjener Abmahnung ist demnach geknüpft an die Härte des jeweiligen Vergehens. Im Arbeitsrecht erfüllt die Rüge eines bestimmten Verhaltens zwei Aufgaben:
- die Warnfunktion: der Arbeitnehmer wird deutlich darauf hingewiesen, dass ein bestimmtes Handeln oder Nichthandeln nicht im Interesse des Arbeitgebers ist und künftig dringend zu unterlassen ist.
- die Dokumentationsfunktion: die schriftliche Abmahnung weist nach, dass sich der Mitarbeiter einen oder mehrere Fehltritte geleistet hat. Das kann zum Beispiel Auswirkungen auf etwaige Beförderungsüberlegungen haben.
Wie lange Abmahnungen in der Personalakte maximal verbleiben dürfen, ist in manchen Betrieben in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen festgehalten.
Und was ist, wenn Sie sich gar nichts zu Schulden kommen haben lassen und trotzdem abgemahnt wurden? Können Sie dann schon früher den entsprechenden Hinweis aus der Personalakte entfernen lassen? Das BAG hat sich dahingehend wie folgt geäußert:
Da hierdurch das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers in Mitleidenschaft gezogen wird, hat er unter anderem nach § 1004 BGB „Beseitigungs- und Unterlassungsanspruch“ das Recht, vom Arbeitgeber zu verlangen, diese falsche Abmahnung aus der Personalakte herauszunehmen.
Was Arbeitgeber beim Anlegen und Führen einer Personalakte berücksichtigen müssen
Die besagten Informationen sind sensibel und müssen dementsprechend sorgsam behandelt werden. Eingehalten werden muss in diesem Zusammenhang unter anderem das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Das bedeutet:
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N.F. meint
7. Dezember 2022 at 17:04
Darf darf der AG bei Einsicht in die Personalakte , Dokumente entfernen, um diese nicht einsehen zu können?
Peter meint
23. Oktober 2020 at 13:34
Hallo liebes Team,
darf ein AG etwas nachträglich in die Personalakte schreiben. Z.B. ich kündige und beende das Arbeitsverhältnis. Der AG will nun nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses etwas in die Personalakte eintragen. Geht sowas? AG im öffentlichen Dienst
O. Borchert meint
16. September 2019 at 17:42
Darf bei einem Handyverbot eine Geldstrafe verordnet werden und muss man dafür unterschreiben ?
Gruß O.Borchert
Sabine meint
30. April 2019 at 22:46
Hallo Ralf,
ein sogenanntes Eingliederungsmanagement ist tatsächlich
– zum Schutz und zur Hilfe für den Arbeitnehmer gedacht! –
vielen Betrieben vorgeschrieben.
Das Zur-Verfügung-Stellen ist damit Pflicht des Arbeitgebers,
das Annehmen der Eingliederungshilfe jedoch freiwillig
für den Arbeitnehmer.
Der Arbeitgeber braucht die Einwilligungs- oder auch Ablehnungserklärung
nur, um beweisen zu können, dass er das Angebot grundsätzlich
zur Verfügung gestellt hat.
Eine Ablehnung sollte also keinerlei negative Folgen für das Arbeitsverhältnis haben.
LG Sabine
Ralf meint
29. März 2019 at 9:37
Hallo zusammen,
mein Arbeitgeber hat hinsichtlich des Eingliederungsmanagement mir aufgetragen ich müsste (aufgrund einer 6-wöchigen krankheitsbedingten Abwesenheit (schwere Form der Influenza – also keine chronische Krankheit) eine schriftliche Einwilligung geben, dass ich ein Gespräch mit dem Amts-/Betriebsarzt durchführen müsse (da das Unternehmen dazu verpflichtet sei). Diese lehnte ich schriftlich ab, da es sich eben nur um eine Grippe handelte… Aufgrund der Ablehnung will man nun (und bezieht sich auf eine Gesetzliche Klausel???) einen Eintrag in meine Personalakte vermerken, dass ich es ablehnte ein Gespräch hinsichtlich des Eingliederungsmanagement zuzustimmen. Mir ist kein Gesetzt, dass man so etwas in einer PA vermerkt, bekannt – und hat sicher auch nichts in einer PA zu suchen! Auf eure Antwort bin ich gespannt. Vielen Dank im Voraus….
Kurt meint
29. Januar 2019 at 16:11
Guten Tag,
Angenommen jemandem wurde zum Ende seiner Probezeit bei einem Amt als AG gekündigt. In seiner Personalakte steht als Begründung diverses sehr hart formuliert, und dies spiegelt die Wahrheit aus Sicht des Arbeitnehmers! (der Vorgesetzte sieht es anders) nicht wieder.
Ließe sich dies nach dem Ausscheiden noch ändern?
Und falls ja, ist man auf Wohlwollen des Arbeitgebers angewiesen oder könnte man es sogar verlangen?
arbeitsrechte.de meint
4. Februar 2019 at 8:49
Hallo Kurt,
diesbezüglich sollten Sie sich von einem Anwalt beraten lassen. Uns steht es leider nicht zu, eine kostenlose Rechtsberatung anzubieten.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Theresia H. meint
16. Januar 2019 at 10:44
Hallo,
Wie lange muss ich die Arbeitszeitaufzeichnungen meines Personals aufbewahren.
arbeitsrechte.de meint
21. Januar 2019 at 12:06
Hallo Theresa,
für Arbeitszeitaufzeichnungen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Olivera Sp. meint
29. November 2018 at 13:18
Hallo,
gehören Krankenakte grundsezlich zu Personalakte ?
Können bzw. düfen neue Arbeitsgeber es Anfördern von jetzige Arbeitgeber , und die auch bekommen , ohne meine Zustimmung?
Personalrat sagt Krankenakte gehören nicht zu Personalakte und für die, muss ich separate zustimmung geben. Stimmt das ?
Danke im Voraus
Oli
arbeitsrechte.de meint
5. Dezember 2018 at 15:54
Hallo Olivera,
bitte wenden Sie sich an einen Anwalt, um diese Situation bewerten zu lassen.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Gerda meint
31. Juli 2018 at 14:18
Wie lange muss man eine Personalakte aufbewahren?
arbeitsrechte.de meint
13. August 2018 at 16:56
Hallo Gerda,
die Aufbewahrungsfrist für eine Personalakte ist nicht an die komplette Akte an sich, sondern an die unterschiedlichen Bestandteile einer solchen gebunden.
Dabei gilt eine Frist von drei Jahren für solche Dokumente, die mit eventuellen Schadensersatzansprüchen zusammenhängen können.
Sechs Jahre gilt für Unterlagen mit einer steuerlichen Relevanz.
Bis zu zehn Jahre sind Buchungsbelege aufzubewahren, falls vorhanden.
Dokumente, die mit Versorgungsansprüchen in Verbindung stehen, müssen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
M. meint
25. Mai 2018 at 11:20
Wie aktuell muss eine Personalakte geführt sein?
arbeitsrechte.de meint
28. Mai 2018 at 10:49
Hallo M,
für Personalakten gibt es keine Fristen oder Aktualitätsgarantien.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Andreas K. meint
2. Mai 2017 at 15:34
Hallo Ihre Seite ist toll, aber leider hilft die mir nicht weiter. Mein AG nimmt „Kundenbeschwerden“ in meine Akte auf, die darauf bezogen sind das ich meine Lieferbedungen einhalte , die sich darauf beziehen das ich mich nicht beleidigen lasse und auch weil ich die Lieferbedungen beachte. Das gefällt manchen Kunden nicht, so dann wollen die mich nicht wiedersehen und beschweren sich und das wird zu meinen Nachteil gespeichert. Es gab nie eine Abmahnung. Dazu wird mit nur gesagt das alle Beschwerden gespreichert werden, ob das stimmt oder nicht ,ist egal.
Ich bin psysich echt am Ende , diesen Druck dieses Gefühl stätig zu unrecht unter druck gesetzt zu werden und der stetige ewige Druck worauf sich bezigen wird „ja da war mal was dort war mal was“ und ich bin der Böse… Helfen Sie mir , wie kann ich uralte und gegenwärtige Neg. Mitteilungen die nie bewiesen alle nur mündl. erfolgten aus meiner Akte zu meinem Nachteil entfernen lassen.
arbeitsrechte.de meint
8. Mai 2017 at 15:20
Hallo Andreas K.,
in diesem Fall würden wir Ihnen empfehlen, sich an einen Anwalt für Arbeitsrecht zu wenden, um mit ihm die weitere Vorgehensweise zu besprechen. Uns ist es leider nicht erlaubt, eine kostenlose Rechtsberatung anzubieten.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de