So manches Mal sind Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten länger unterwegs und müssen sich abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (genannt: erste Tätigkeitsstätte) über diesen Zeitraum verpflegen, z. B. wenn es auf eine Dienstreise geht. Weil dies mitunter sehr teuer sein kann – allein die Übernachtung im Hotel will bezahlt werden -, werden anfallende Mehrkosten häufig vom Arbeitgeber erstattet. Eine solche Vergütung wird als Spesen bezeichnet.
Kurz & knapp: Spesen
Wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise sind, entstehen ihnen meistens Mehrkosten für die Verpflegung. Diesen in der Regel auch als Spesen bezeichneten Verpflegungsmehraufwand übernimmt meistens der Arbeitgeber. Gelegentlich werden auch alle Reisekosten (z. B. Fahrkosten und Hotelkosten) als Spesen bezeichnet.
Die kleine Pauschale für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden beträgt seit 2020 14 Euro. Für volle 24 Stunden Abwesenheit gibt es die große Pauschale in Höhe von 28 Euro.
In diesem Fall wird die jeweilige Spesenpauschale gekürzt – für Frühstück 5,60 Euro und für Mittag und Abendessen je 11,20 Euro.
Spesen haben die Bedeutung von Verpflegungsmehraufwand. Das Wort erklärt sich mehr oder weniger selbst. Dabei sollte beachtet werden, dass damit nicht generell die Erstattung der Kosten für Verpflegung gemeint ist, sondern lediglich der Mehraufwand, der entsteht. Die Kosten für die Übernachtung werden zwar ebenfalls Spesen genannt. Reisekosten bezeichnet es jedoch genauer.
Nun haben wir für Spesen eine erste Definition gefunden. Es stellt sich weiterhin die Frage, ob es eine Spesenregelung gibt und wie diese festgesetzt wird. Ab wann gibt es Spesen? Wie lassen sich Spesen berechnen? Gibt es gesetzliche Spesen?
Spesen in Deutschland – Wie werden die Tagesspesen berechnet?
Spesen werden nicht – wie der Lohn – vom Arbeitgeber bestimmt. Jedes Jahr gibt das Finanzministerium die neuen Spesenpauschalen raus, welche allgemeingültig sind. Grundsätzlich ist dabei zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale zu unterscheiden:
- Die kleine Pauschale sind Spesen bei einer Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Zudem gilt sie für die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen. Diese Spesen ab 8 Stunden dienstlich bedingter Abwesenheit beträgt 14 Euro.
- Bei mehrtätigigen Reisen wird von der großen Pauschale gesprochen. Für jede volle 24-stündige Abwesenheit aufgrund der beruflichen Tätigkeit gibt es bei den Spesen einen Tagessatz von 28 Euro. Die Reisekosten exklusive Spesen (also Kosten für die Übernachtung) werden mit 20 Euro abgedeckt.
Wann werden Spesen gekürzt?
Die geschilderten gesetzlichen Spesensätze werden jedoch nur für einen befristeten Zeitraum gezahlt. Der Anspruch auf diese Reisespesen verfällt, wenn der Angestellte mehr als drei Monate wegen beruflicher Tätigkeiten am gleichen Ort verweilt. Diese Drei-Monatsfrist gilt auch erst als unterbrochen, wenn der Mitarbeiter für vier Wochen diesen Ort nicht mehr bereist.
Darüber hinaus kann es bzgl. der Spesen bei einer Geschäftsreise zu Kürzungen kommen, wenn der Arbeitnehmer dabei nicht sich selbst verpflegt, sondern dies vom Arbeitgeber übernommen wird. Damit ist gemeint, wenn dieser bspw. das Mittagessen bezahlt. Das Spesengeld, auf das der Mitarbeiter pro Tag Anspruch hat, reduziert sich dann um einige Euro.
Spesenliste für Spesen in Deutschland
Somit lässt sich eine erste Spesentabelle für jene Tagesspesen erstellen, die dem Dienstreisenden zustehen, wenn er in Deutschland unterwegs ist:
| Voraussetzung | Betrag in Euro |
|---|---|
| für jede Abwesenheit ab 8 bis 24 h | 14 |
| für jede volle 24-stündige Abwesenheit | 28 |
| für jede Übernachtung | 20 |
| Kürzungen fürs Frühstück | 5,60 |
| Kürzungen für Mittag- und Abendessen | jeweils 11,20 |
Spesen im Ausland
Auch im Ausland wird abhängig von der jeweilig erforderlichen Arbeitszeit auf der Reise zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale unterschieden. Dabei sind die Spesen pro Tag abhängig von dem jeweiligen Land, in dem sich der Dienstreisende gerade aufhält – auch hier werden die Spesenpauschalen vom Finanzministerium festgesetzt. Darüber hinaus wird auch hier etwas von den Spesenkosten abgezogen, wenn der Arbeitgeber eine oder mehrere Mahlzeiten übernimmt.
- Für das Frühstück werden 20 Prozent vom jeweiligen Tagessatz an Spesen abgezogen, den das Finanzministerium für das jeweilige Land festgelegt hat.
- Für die Übernahme von Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 Prozent der Spesen pro Übernachtung bzw. pro Kalendertag abgezogen.
Reist der Arbeitnehmer vom Inland ins Ausland (oder umgekehrt), richten sich die Spesen nach dem Ort, den er vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte.
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Jürgen meint
7. März 2019 at 21:10
Ich bin als Sales Manager täglich im Aussendienst und regelmässig mehr als 8 Stunden unterwegs. Rein Rechtlich stehen mir Verpflegungsmehraufwand in dieser Zeit in Höhe von 12€ zu. Der Arbeitgeber beruft sich aber auf Nichtzahlung deren, wenn die Kundenbesuche im Bereich unter 150km einfache Wegstrecke liegen. Ich kann in den Gesetzen aber keinerlei Angaben zur Km Sondern lediglich zur Abwesenheit über 8 Std und über 24 Std finden. Handelt der Arbeitgeber durch seine Spesenklausel rechtsgültig?
BR Heino meint
7. März 2019 at 13:35
Hallo,ich bin Betriebsratsvorsitzender und unsere Kraftfahrer in der Firma bekommen überhaupt keine Spesen vom Chef. Gibt es ein Gesetz § oder ne Verordnung vom Finanzamt die wir vorlegen können ?
Der GF stellt da auf Stur
Andreas R. meint
29. April 2019 at 18:52
Hallo,
welche Pauschale kann ich anrechnen, wenn bei meinen Auslandsjobs das Land wechselt? Es gilt ja immer der Spesensatz, für das Land, in dem ich mich um 24 Uhr befinde.
Beispiel:
Anreise aus Deutschland
Job in Ungarn, dann Wechsel nach Österreich, danach dann wieder nach Hause
Werden für den Wechseltag von Ungarn nach Österreich die kleine(+8Std) oder die Große Pauschale (24Std) fällig, da ich ja beruflich 24 Stunen nicht in Deutschland war.
Danke schon mal für die Antwort
Stefanie meint
27. Februar 2019 at 19:54
Hallo, ich wollte gerne wissen wie das mit Spesen ist wenn ich jeden Tag auf eine andere Baustelle bin. Der Auftraggeber ist so groß wie eine kleine Stadt aber die Baustellen sind immer wieder an anderen stellen. Zählt da auch die 3 monatspauschale oder nicht.
Henry meint
25. Februar 2019 at 19:56
Hallo
Frage , ich arbeite vollzeit seid 2002 und ich bekomme 12€ Spesen pro tag und ab dem 01.01.2019 wurde es abgekürzt auf 9€ wegen Mindestlohn erhöhung darf mein arbeitsgeber so etwas machen ?
arbeitsrechte.de meint
4. März 2019 at 7:33
Hallo Henry,
für eine juristische Beurteilung wenden Sie sich bitte an einen Anwalt.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Norf meint
14. Februar 2019 at 8:54
Hallo,
Ich bin im Fernverkehr tätig und
mein Arbeitgeber weigert sich ein Schriftstück zu unterschreiben für die Lohnsteuererklärung wo meine Aufenthalte über 24 Stunden in Belgien drauf verzeichnet sind. Meine vorigen Arbeitgeber haben dies immer getan. Ist dies rechtens ? Gruß Norf
arbeitsrechte.de meint
15. Februar 2019 at 17:33
Hallo Norf,
dies sollten Sie von einem Anwalt abklären lassen.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Titiana meint
3. Februar 2019 at 20:32
Hallo,
mein freund arbeitet 250 km entfern von Wohnort.
Hat er Anspruch auf Spesen für Samstag und Sonntag auch?
arbeitsrechte.de meint
4. Februar 2019 at 15:47
Hallo Titiana,
für welche Situationen Spesen gezahlt werden, wird in der Regel mit dem Arbeitgeber vereinbart.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Andreas meint
1. Februar 2019 at 0:04
Hallo,
vielleicht kann mir hier einer einen Rat geben. Ich bin Fahrlehrer von Beruf. Ich habe 2015 Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung geltend gemacht. Habe Sie auch bekommen, knapp 700 Euro. Anschließend habe ich auch die Steuer für 2016 und 2017 gemacht. da wurde der aufwand abgelehnt.
meine Frage: geht das überhaupt? In dem einen Jahr Ja und in dem nächsten Jahr Nein. Gleicher Beruf, gleicher Arbeitgeber.
Frank Kühl meint
31. Januar 2019 at 19:18
Hallo, ich bin im Vertriebsaußendienst tätig.
Unser Unternehmen weigert sich, Spesen zu zahlen.
Wenn wir Übernachtungstouren haben, zahlt der Arbeitsgeber das Hotel mit Frühstück,
aber das Abendessen müssen wir alleine bezahlen.
Den Betrag sollen wir beim Finanzamt einreichen.
Ist das rechtlich in Ordnung ?
Maria meint
20. Januar 2019 at 22:23
Guten Abend,
ist ein Arbeitgeber verpflichtet, den Verpflegungsmehraufwand (VMA) zu bezahlen? Oder muss er gesetzlich gar nicht?
Ist der VMA steuer- und sozialversicherungsfrei?
Wenn ein Projekteinsatz länger als 3 Monate dauert, verfällt auch der Anspruch auf die ersten 3 Monate? Oder erst ab dem 4. Monat?
arbeitsrechte.de meint
21. Januar 2019 at 14:27
Hallo Maria,
in der Regel ist ein AG zur Zahlung des VMA verpflichtet. Inwiefern dieser Betrag steuerlich relevant ist, kann Ihnen ein Steuerberater sicher sagen. Wenn ein Arbeitseinsatz länger als 3 Monate dauert, entsteht kein Anspruch auf den VMA.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Kay B. meint
20. Januar 2019 at 19:47
Guten Tag
Zählen 24 std. Tageweise, also z.b. Montag 0 Uhr bis 24 Uhr oder tatsächliche 24 std. wie z.b. Montag 4 Uhr bis Dienstag 4 Uhr usw.
arbeitsrechte.de meint
21. Januar 2019 at 14:22
Hallo Kay,
bei der Beurteilung geht es um die tatsächliche Stundenzahl nicht nur um vollständige Tage.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Roy meint
14. März 2019 at 16:02
00:00 Uhr -24:00 Uhr
Sandra meint
16. Januar 2019 at 9:02
Hallo,
ist ein Mitarbeiter geschäftlich unterwegs und es wird im Rahmen eines Sitzungskreises ein kostenloses Mittagessen gestellt (von einem Dritten), muss hier auch das Spesengeld um 40% reduziert werden, wenn das Mittagessen nicht vom Arbeitgeber gezahlt wird? (Mittagsimbiss ist auf Tagesordnung angegeben)
Und muss bei einem kleinen Imbiss auf einem 1 Stündigen Flug auch schon eine Reduzierung um 40% vorgenommen werden? (Imbiss wird auf Flugrechnung aufgeführt)
Johanna meint
8. Januar 2019 at 14:54
Hallo,
ich hätte gerne gewusst wie „AB 8 Stunden “ definiert wird.
Mein Arbeitgeber meint ich müsste als Außendienstmitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz mindestens
8 Stunden und 15 Minuten arbeiten um 6 Euro Spesen aufschreiben zu können.
Bei vollen 8 Stunden im Außendienst stehen mir keine Spesen zu.
Ist das so richtig?
Ronin meint
8. Januar 2019 at 11:16
Guten Tag,
Ich bin in einem Montagebetrieb tätig.
Allerdings stellt sich mir Grad die Frage:
Ist es für die Firma zulässig, Spesen nach dem Satz von 1995 zu zahlen, oder MUSS der Aktuelle Satz gezahlt werden ?
Nadine meint
5. Januar 2019 at 17:21
Ist es korrekt, dass Einladungen durch Kunden zum Mittagessen vom Arbeitgeber mit 9,60 € vom mir zustehenden Spesensatz abgezogen werden, jedoch in der Steuererklärung dennoch wieder geltend gemacht werden können? Und habe ich es richtig verstanden, dass bei einer Abreise am Montag um 18:00 und Ankunft zu Hause am Dienstag um 19:15 für jeden Tag 12,- € Spesen berücksichtigt werden plus 5,- € für den Mehraufwand, da die Abwesenheit länger als 24 h ist?
Vorab, vielen Dank für Ihre Antwort!
Kai meint
2. Oktober 2020 at 14:49
Hallo, ist es richtig das mein Arbeitgeber bei einer Abwesenheit von 17 Std. und einer Übernachtung mit Frühstück von den 14 Euro Spesen 5,60 Euro für das Frühstück abziehen darf? Ich dachte die 20% richten sich nach dem Tagessatz also den 14 Euro für die Abwesenheit und nicht nach den 28 Euro für 24 Std. Abwesenheit
JIimpanse meint
2. Januar 2019 at 17:31
Mein Arbeitgeber zahlt ab dem 01.01.2019 Spesen erst ab einer Abwesenheit von 8 1/2h. Ist das so richtig?
denis meint
23. Dezember 2018 at 8:53
Ich habe eine Frage: in England gibt es 2 spesensätze: London und restlondon. Ich habe am Tag zuvor in London übernachtet und war dann den ganzen Mittwoch in London, nur abends dann in einer anderen Stadt und habe dort übernachtet. Welchen spesensatz rechne ich ab?
arbeitsrechte.de meint
7. Januar 2019 at 9:47
Hallo denis,
wir würden Ihnen empfehlen, dies direkt mit Ihrem Arbeitgeber zu klären.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Roland meint
3. März 2019 at 12:19
Hallo mein Name ist Roland, arbeite als Dachdecker fahre jeden Morgen in die Firma Arbeitszeit 6,30h Material laden, fahre gegen 7h aus dem Lager mit einem Firmenwargen ca,1/2std Fahrzeit bis Arbeitsstädte. Beginn auf der Baustelle 7,30h bis 16,00h halbe Std Pause, dann Rückfahrt in Lager gegen 16.30h in lager/ Firma meine Frage wird die1std Fahrzeit von Lager bis Baustelle u. Zurück mitberechnet, oder nur die Zeiten auf der Baustelle. Danke für eine Antwort
Jan meint
19. Dezember 2018 at 21:46
Ich habe 370 km von meinem Wohnort entfernt gearbeitet. Ich wohnte in den Quartieren, die ich mit meinem eigenen Geld bezahlen musste. Der Arbeitgeber hat mir nur von Montag bis Donnerstag eine Diät bezahlt. Ich habe 10 und 12 Euro für Freitag erhalten. Zweimal musste ich nach Wochenende nach Hause fahren, den Rest der Zeit war ich in einer Delegation. Sind diese Kosten in Ordnung? Der Zugang von der Arbeit zu einem privaten Auto beträgt 18 km.
Bitte um Antwort per E-Mail auch.
arbeitsrechte.de meint
3. Januar 2019 at 12:23
Hallo Jan,
mit dieser Frage sollten Sie sich an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden. Wir dürfen leider keine kostenlose Rechtsberatung anbieten.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Martina meint
14. Dezember 2018 at 19:54
Hallo,
Habe dazu auch eine Frage!
Bisher hat mein Arbeitgeber die Spesen (Tätigkeit im Außendienst) bezahlt.
Nun wollen Sie das nicht mehr, wir sollen dies über das Finanzamt über den Ausgleich zurück holen.
1. ist das rechtlich möglich?
2. wenn ja, gäbe wohl der Steuerberater gesagt, das das Finanzamt wohl nur noch die Hälfte bezahlt! Stimmt das??
Danke. 😁
Ulrike meint
24. November 2018 at 21:55
Sind die Tagesspesen für den Arbeitgeber bindend oder kann das von Unternehmen zu Umternehmen variieren?
Karin meint
19. November 2018 at 17:47
Hallo. Ich arbeite als Handwerkerin 150km entfernt von der Zentrale in meinem Wohnort. Hier habe ich ein Werkstattlager, keine Sanitäranlagen oder Heizung, Fenster auch nicht, einen Firmenwagen habe ich und das wars. Ich arbeite zwar weit weg von der Zentrale , aber in meinem Wohnort. Habe jedoch keinen Pausenraum oder ähnliches, kann man dann auch Spesen verlangen??
Und kann der Arbeitgeber die Spesen nicht selber wieder geltend bei seiner Steuererklärung machen und hat dadurch gar keine Nachteile???
Danke.
Thomas meint
26. Dezember 2018 at 14:01
Hallo Karin,
so weit mir rechtlich bekannt ist, bekommst du nix extra, da du mehr oder weniger an deinem wohnort arbeitest. zu deinem Unglück hast auch noch einen Firmenwagen, deren Geldwerten vorteil du noch zu versteuern hast. Ich rate dir in der Sache echt einen Anwalt aufzusuchen. Nicht das am ende noch , je nach dem wie das Finanzamt das sieht, du noch ein paar hundert Euro bezahlen musst. MfG Thomas
Ceti meint
12. November 2018 at 14:52
Guten Tag,
Ich wurde von meinem Arbeitgeber nach Tschechien geschickt, wo ich seit 4 Wochen bin jedoch zahlt er nur 8€ Spesen pro Tag und dies ist weder in der Lohnabrechnung weder im Vertrag zusehen im. Vertrag steht lediglich Sonderzahlung 8 € pro Tag. Da die Spesen vom Bundesfinanzministerium geregelt sind müsste ich doch rechtlich 24 € am an und Abreisetag und 35 € jeden Tag bekommen. Mir wird eine Pension gezahlt in der es keine Küche gibt ich bin also auch gezwungen jeden Tag alles draußen zu essen. Ich denke ich werde hier dreist ‚verarscht‘.
Thomas meint
26. Dezember 2018 at 14:20
Hallo cety,
Dein arbeitgeber zahlt das Hotel, damit hast du nur anrecht auf Spesen lt. Tabelle. plus Mehrbelastung 5€ am tag.
Peter meint
31. Oktober 2018 at 6:58
Guten Tag,
was genau ändert sich denn nach 3 Monaten, wenn ich diese Grenze überschreite, werde ich trotzdem die gleichen Ausgaben am Standort haben! Gibt es hier eine gesetzliche Idee, wie ich in meiner Situation dann weiter leben soll mit den Mehrkosten wegen Reisetätigkeit?
arbeitsrechte.de meint
6. November 2018 at 15:20
Hallo Peter,
wir würden Ihnen empfehlen, diesbezüglich mit Ihrem Arbeitgeber zu sprechen und abzuklären, wie das Ganze ablaufen soll, nachdem die drei Monate vorüber sind.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Gerhardt meint
16. Oktober 2018 at 11:28
Hallo,
ich habe eine Frage:
Wenn ich reine Anreise am Samstag ab 16 Uhr habe, am Sonntag arbeite UND zurückfahre und komme Punkt 24 Uhr Sonntags (oder sagen wir 0:01 Uhr Montag) nach Hause, was bekomme ich für den Sonntag?
Meine Rechnung wäre Samstag 12€ und Sonntag 24€ minus Frühstück.
Danke
Thomas meint
26. Dezember 2018 at 14:10
Hallo Gerhard,
entscheidend für die Spesen ist immer das gleiche, Zeit.
alsowenn du um 16h beispielweise in München bist, aber in Hamburg wohnst, beginnt deine „Arbeitszeit“ in Hamburg ,mit Auto oder Zug brauchst ca 10 Std und ggf musst noch flughafen um Leihwagen oder Flug zu nehmen. Um das Kurz zu machen, wenn zu Hause Tür zu machst, beginnt deine Arbeitszeit. Spesen können oft weniger sein, Rede mit deinem Arbeitgeber, was der Freiwillig geben möchte. sonst wäre deine Rechnung korrekt. ab 14 std gib es 12€ ab 24 Std 24€
bernd w. meint
29. September 2018 at 19:07
hallo
ich bin im fernvehrkehr von montag bis freitag bekomme 12 bzw 24 euro kann ich da auch noch die 20 euro für übernachtungen bekommen
mfg bernd
arbeitsrechte.de meint
18. Oktober 2018 at 16:08
Hallo Bernd,
welche Spesen Ihnen zustehen, können wir aus den gegebenen Informationen nicht beantworten. Lassen Sie sich ggf. von einem Anwalt beraten.
Ihr Team von arbeitsrechte.de
Thomas meint
26. Dezember 2018 at 14:17
Hallo Bernd,
um es Kurz zu machen, nein die 20€ kannst du nicht bekommen, die sind als Pauschale in deinen 24€ schon enthalten. Das einzigste was du steuerlich zusätzlich geltend machen kannst , ist 5€ je Abwesenheit von mehr als 24 Std als Mehraufwendung geltend machen. sind im jahr ca 1050€ Steuerminderung.
Siehe dazu, Urteil des Finanzgerichts Nürnberg vom Mai 2016( Az.4K 1536/15)
Markus.B. meint
18. Juli 2019 at 20:11
Habe dazu ml ne Frage habe von den 5€ nichts gewusst …. Steuererklärung aber ist schon weg von 2018 hab ich jetzt Pech oder kann ich noch was retten
Andreas meint
28. August 2018 at 8:13
Hallo,
ich war auf einer dienstlich veranlassten Reise (2 Tage). Hier wurde mit Mittagessen gewährt. Da die Reise an beiden Tagen kürzer als 8h war, wurde mir keine Verpflegungsmehraufwendung gewährt (Was rechtlich richtig ist) Jedoch wurden mir für beide Tage für das gewährte Mittagessen als geldwerter Vorteil vom Netto abgezogen. Ich muss quasi für die unternommene Dienstreise auch noch Geld drauf legen. Ist das richtig?
MfG
arbeitsrechte.de meint
19. September 2018 at 15:14
Hallo Andreas,
einzelfallbezogene Fragen können wir nicht beantworten, da dies in den Bereich der Rechtsberatung fällt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, sich hierzu von einem Anwalt oder Steuerberater beraten zu lassen.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Oliver meint
16. November 2018 at 9:42
Hallo Andreas,
bist du an einem Tag angereist und am zweiten wieder abgreist? Oder bist du jeweils an dem Tag hin und zurück gefahren?
Solltest du an dem einem Tag angereist sein, und am zweiten dann abgereist, zählt das für die Spesen mit. Die Abwesenheit für den ersten Tag ergibt sich quasi Abreiseuhrzeit bis 24.00 Uhr = Abwesenheitszeit aus der sich die Spese errechnet. Das gleiche gilt für den zweiten Tag. Also 0.00 Uhr bis Ankunftszeit = Abwesenheitszeit für die Spese. Wenn das über den 8 Stunden ist, dann bekommst du für den Tag spesen.
Wenn nicht, dann sind das Eintagesreise, für die du keine Spesen bekommen kannst. Aber es ist schon sehr schräg, dass dein Arbeitgeber dir dafür was abzieht.
Gruß