So manches Mal sind Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten länger unterwegs und müssen sich abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (genannt: erste Tätigkeitsstätte) über diesen Zeitraum verpflegen, z. B. wenn es auf eine Dienstreise geht. Weil dies mitunter sehr teuer sein kann – allein die Übernachtung im Hotel will bezahlt werden -, werden anfallende Mehrkosten häufig vom Arbeitgeber erstattet. Eine solche Vergütung wird als Spesen bezeichnet.
Kurz & knapp: Spesen
Wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise sind, entstehen ihnen meistens Mehrkosten für die Verpflegung. Diesen in der Regel auch als Spesen bezeichneten Verpflegungsmehraufwand übernimmt meistens der Arbeitgeber. Gelegentlich werden auch alle Reisekosten (z. B. Fahrkosten und Hotelkosten) als Spesen bezeichnet.
Die kleine Pauschale für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden beträgt seit 2020 14 Euro. Für volle 24 Stunden Abwesenheit gibt es die große Pauschale in Höhe von 28 Euro.
In diesem Fall wird die jeweilige Spesenpauschale gekürzt – für Frühstück 5,60 Euro und für Mittag und Abendessen je 11,20 Euro.
Spesen haben die Bedeutung von Verpflegungsmehraufwand. Das Wort erklärt sich mehr oder weniger selbst. Dabei sollte beachtet werden, dass damit nicht generell die Erstattung der Kosten für Verpflegung gemeint ist, sondern lediglich der Mehraufwand, der entsteht. Die Kosten für die Übernachtung werden zwar ebenfalls Spesen genannt. Reisekosten bezeichnet es jedoch genauer.
Nun haben wir für Spesen eine erste Definition gefunden. Es stellt sich weiterhin die Frage, ob es eine Spesenregelung gibt und wie diese festgesetzt wird. Ab wann gibt es Spesen? Wie lassen sich Spesen berechnen? Gibt es gesetzliche Spesen?
Spesen in Deutschland – Wie werden die Tagesspesen berechnet?
Spesen werden nicht – wie der Lohn – vom Arbeitgeber bestimmt. Jedes Jahr gibt das Finanzministerium die neuen Spesenpauschalen raus, welche allgemeingültig sind. Grundsätzlich ist dabei zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale zu unterscheiden:
- Die kleine Pauschale sind Spesen bei einer Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Zudem gilt sie für die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen. Diese Spesen ab 8 Stunden dienstlich bedingter Abwesenheit beträgt 14 Euro.
- Bei mehrtätigigen Reisen wird von der großen Pauschale gesprochen. Für jede volle 24-stündige Abwesenheit aufgrund der beruflichen Tätigkeit gibt es bei den Spesen einen Tagessatz von 28 Euro. Die Reisekosten exklusive Spesen (also Kosten für die Übernachtung) werden mit 20 Euro abgedeckt.
Wann werden Spesen gekürzt?
Die geschilderten gesetzlichen Spesensätze werden jedoch nur für einen befristeten Zeitraum gezahlt. Der Anspruch auf diese Reisespesen verfällt, wenn der Angestellte mehr als drei Monate wegen beruflicher Tätigkeiten am gleichen Ort verweilt. Diese Drei-Monatsfrist gilt auch erst als unterbrochen, wenn der Mitarbeiter für vier Wochen diesen Ort nicht mehr bereist.
Darüber hinaus kann es bzgl. der Spesen bei einer Geschäftsreise zu Kürzungen kommen, wenn der Arbeitnehmer dabei nicht sich selbst verpflegt, sondern dies vom Arbeitgeber übernommen wird. Damit ist gemeint, wenn dieser bspw. das Mittagessen bezahlt. Das Spesengeld, auf das der Mitarbeiter pro Tag Anspruch hat, reduziert sich dann um einige Euro.
Spesenliste für Spesen in Deutschland
Somit lässt sich eine erste Spesentabelle für jene Tagesspesen erstellen, die dem Dienstreisenden zustehen, wenn er in Deutschland unterwegs ist:
| Voraussetzung | Betrag in Euro |
|---|---|
| für jede Abwesenheit ab 8 bis 24 h | 14 |
| für jede volle 24-stündige Abwesenheit | 28 |
| für jede Übernachtung | 20 |
| Kürzungen fürs Frühstück | 5,60 |
| Kürzungen für Mittag- und Abendessen | jeweils 11,20 |
Spesen im Ausland
Auch im Ausland wird abhängig von der jeweilig erforderlichen Arbeitszeit auf der Reise zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale unterschieden. Dabei sind die Spesen pro Tag abhängig von dem jeweiligen Land, in dem sich der Dienstreisende gerade aufhält – auch hier werden die Spesenpauschalen vom Finanzministerium festgesetzt. Darüber hinaus wird auch hier etwas von den Spesenkosten abgezogen, wenn der Arbeitgeber eine oder mehrere Mahlzeiten übernimmt.
- Für das Frühstück werden 20 Prozent vom jeweiligen Tagessatz an Spesen abgezogen, den das Finanzministerium für das jeweilige Land festgelegt hat.
- Für die Übernahme von Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 Prozent der Spesen pro Übernachtung bzw. pro Kalendertag abgezogen.
Reist der Arbeitnehmer vom Inland ins Ausland (oder umgekehrt), richten sich die Spesen nach dem Ort, den er vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte.
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Manuel meint
14. September 2020 at 0:31
Hallo, bei uns in der Firma sind wir öfters auf Tagesbaustellen und kommen abends dann wieder zurück zur Firma.
Ab 8 Stunden haben wir da ja auch Anspruch auf Spesen.
Meine Frage ist, ab wann man die Stunden zählt? Sobald man das Firmengelände verlassen hat, oder erst wenn man auf der Baustelle vor Ort angekommen ist?
Und werden nämlich immer nur Spesen gezahlt, wenn wir mindestens 8 Stunden vor Ort auf der Baustelle gearbeitet haben.
Wenn wir 7,5 Stunden vor Ort gearbeitet haben, aber mit hin und Rückfahrt z. B. 10 Stunden von der firma abwesend waren, werden keine Spesen bezahlt.
Ist das so richtig das die Fahrzeiten da gar nicht berücksichtigt werden?
Würde mich wirklich über eine Antwort sehr freuen.
Mfg
Christian meint
24. August 2020 at 10:24
Guten Tag
Darf mein chef mir die auslöse streichen wenn er meinen lohn etwas anhebt obwohl sie arbeitsvertrag steht. Er hat mich vom baustellenmontouer zum lkw fahrer Umgeswitscht. Zum beliefern der baustellen. Arbeite jetzt teilweise mehr als vorher. Den lohn hat er von 12,50 auf 15 angehoben. Habe aber zwischen 150-300 netto weniger im monat.
S. Grießbach meint
20. Juni 2020 at 9:43
Hallo, mein Mann arbeitet als Kraftfahrer bei einem Entsorgungsunternehmen und ist an mehreren Tagen im Jahr über 8 Stunden am arbeiten. Hat er dann auch Anspruch auf die kleine Spesenpauschale von 12,- Euro an diesen Tagen die wir in der Steuererklärung mit angeben können? Und wie muss man rechnen, erst ab dem Arbeitsplatz oder Abfahrt von zu Hause und Ankunft zu Hause?
Vielen Dank
LG S.
Dirk meint
13. Mai 2020 at 20:15
Hallo.
Ich bin Lkw Fahrer im Nahverkehr und bekomme 12 Euro Spesen pro Tag. Jetzt kam mein Vorgesetzter an und sagte das mir eigentlich nur 6 Euro zustehen würde. Ist das so?
Verlasse die Firma morgen um 7 Uhr mit dem Lkw und bin 16 Uhr zurück.
Dazu kommt das man mir sagt das meine Überstunden mit den Spesen verrechnet werden. Bin bisher immer der Meinung gewesen das Spesen und Überstunden zwei verschiedene Dinge sind.
Gruß Dirk
Hans Peter meint
24. Februar 2020 at 14:54
Moin. Ist der Arbeitgeber verpflichtet den vollen Spesensatz (28Euro) bei einer Abwesenheit von 24h zu bezahlen? Wir bekommen seit Jahren nur 16 Euro pro Tag ( 6 Euro für An und Abreise). Unterkunft wir vom Arbeitgeber gestellt, Verpflegen müssen wir uns selbst. Muss der Arbeitgeber überhaupt was zahlen oder kann er sich aussuchen wieviel Spesen er bezahlt ? Grüsse Hans Peter
Jörg M. meint
11. Februar 2020 at 8:03
Guten Morgen
Ich habe da eine Frage und zwar sind die Spesen jetzt ja erhöht worden, muss der Arbeitgeber die Erhöhung bezahlen oder ist es freiwillig?
Eine Auskunft wäre sehr schön.
Mit freundlichem Gruß Jörg M.
Marco meint
22. Januar 2020 at 13:49
Wieviel Auslöse bekomme ich pro Tag, wenn ich in Luxemburg arbeiten muss? 2 Wochen mit Übernachtungen.
Anna meint
9. Januar 2020 at 16:44
Hallo, mein Mann ist Berufskraftfahrer. Der VMA wurde vom Ex Arbeitgeber steuerfrei ausbezahlt und in der Jahresendabrechnung unter 20 * steuerfreie VMA * ausgewiesen. Mein Mann führte ein detailliertes Spesen und Km Heft (Reisekosten) und der Betrag daraus ergibt genau den Betrag der ausgewiesenen VMA des Arbeitgebers. Es ist also auf Null gesetzt. Er wollte es auch NICHT über die Werbungskosten absetzen! Vlt entstand da ein Mißverständnis? Nun bekam er vom FA eine Mitteilung das sie für die Berechnung noch eine AG Bescheinigung benötigen. Der Ex AG hatte aber bereits schon Geschäftsaufgabe aus Altersgründen und meinte , er könne keine detaillierten Belege mehr liefern. Er könne nur noch den ausgezahlten steuerfreien VMA bestätigen. Falls ich die AG Bescheinigung nicht liefern kann, sollen die steuerfreien VMA noch versteuert werden. Aber es hat doch alles gepasst, mit Belegen. Wer weiss Rat?
Antje meint
9. Januar 2020 at 10:20
Hallo,
welcher Spesensatz steht einem in Deutschland an einem Feiertag zu?
Grüßli Antje
Marion R. meint
4. Dezember 2019 at 13:34
Hallo,
mein Mann hat einen deutschen Arbeitsvertrag, arbeitet aber nur im Aussendienst Österreich.
Er erhält den Spesensatz, der in Deutschland bezahlt wird, also wesentlich weniger, als den, den er hier
in Österreich, wo er auch wohnt, erhalten würde. Ist das rechtens? Da er einen deutschen Arbeitsvertrag hat, gibt es auch nur 12 Gehälter. Aber warum gewährt man ihm nicht den Pauschbetrag, der ihm
in Österreich zustehen würde. Ist das rechtens?
Danke
MfG
marion
Matthias meint
25. November 2019 at 8:06
Wenn ich morgens um 6 die Arbeitsstelle verlasse, bis 13uhr außer Haus bin, dann 2 Stunden Pause habe, in der ich rein theoretisch zur Arbeitsstelle zurück fahren könnte, dies aber nicht tue weil es ein Umweg zur nächsten Baustelle wäre, und dann von 15uhr bis 18uhr bin ich wieder unterwegs. Habe ich an einem solchen tag Anspruch auf spesen?
Kuhnwald meint
14. November 2019 at 10:35
Sehr geehrte Damen und Herren bin Kraftfahrer bei einem großen Unternehmen was sich DRK Blutspendedienst nennt. Komme morgens zu meinem Dienstbeginn und checke mich ein belade danach mein Fahrzeug und fahre anschließend zum Außentermin. Komme dann nach ca. 8-12h wieder zurück lade das Auto wieder aus und checke mich danach wieder ordnungsgemäß aus. Wird jetzt diese Zeit vom einchecken bis zum außchecken zur Spesenberechnung genommen oder zählt nur die reine Fahrzeit die ich vom Unternehmen weg bin.
Michél meint
8. Oktober 2019 at 18:21
Hallo,
ich war 3 Monate und 27 Tage als Bauleiter im Ausland, der Kunde hat kostenlos Unterkunft (Gästehaus auf dem Fabrikgelände) und Mahlzeiten zur verfügung gestellt.
Meine Firma zahlt mir pro Tag 50 Euro Taschengeld .
Habe ich damit schon Glück oder stehen mir dennoch 32 Euro Spesen für Essen zu.
Also 50 Taschengeld + 32 Essenspauschale ?
Yusuf meint
1. Oktober 2019 at 22:47
Hi,
Meine Frage wäre ob meine Spesen beim Jobcenter mit angerechnet wird.
Habe ca. 1800€ netto plus ca. 500€ Spesen im Monat .bei einem 5 Mann Haushalt
Mit freundlichen Grüssen
Thomas meint
18. September 2019 at 17:34
Frage:
Der Arbeitgeber ist ja nicht verpflichtet Verpflegungspauchschalen zu zahlen. Wenn er das aber tut, muss er das dann das auch für alle Mitarbeiter tun, oder kann er das von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich handhaben?
Dem einen zahlen, dem anderen nicht. Also reine Verhandlungssache?
UdoW. meint
17. September 2019 at 8:55
Wie weit müssen 1.Tätigkeitsort und Abwesenheitsort entfernt sein um Verpflegungsmehraufwand zu erhalten?
KM-Geld wird vom AG bezahlt, aber kein Verpfledungsmehraufwand (der ist gegeben, da keine verbilligte Katine und mehr als 8h unterwegs). Der AG sagt, da die beiden Örtlichkeiten „nur“ 20km auseinander liegen, bezahlt er nichts.
Ist das korrekt?
Kay meint
5. September 2019 at 9:38
Guten Tag, ich habe folgende Frage, mein man ist Tischler und war jetzt beruflich mehrere Tage auswärts arbeiten, er ist Sonntags bereits losgefahren und Donnerstags zurück gekommen. Wie ist das mit der Auslagenvergütung? Zudem haben sie in einem Hotel geschlafen und das war mit Frühstück. Wird das Frühstück vom Arbeitgeber auch bezahlt bzw. muss er das bezahlen? Wie läuft die Vergütung Lohn allgemein, wir sind im Osten und er hat im Westen gearbeitet.
Klaus meint
22. August 2019 at 14:19
Hallo zusammen,
Darf mein Chef mich zum Frühstück essen zwingen?
Mein Chef zahlt mir die Auslöse.
Es werden 20% für das Frühstück abgezogen.
Ich esse aber kein Frühstück im Hotel da ich eine spezielle Ernährung bevorzuge. Ich kaufe mir mein Frühstück somit selber. Mein Chef zieht mir trozdem die 20% von der Auslöse ab obwohl ich immer wieder sage, das ich ein Zimmer ohne Frühstück haben möchte .
Seine Aussage ist die Zimmer werden mit Frühstück gebucht und wenn du da nicht essen willst hast du Pech gehabt.
Ich finde das unfair da ich zum Frühstück eine doppelbelastung habe.
Sandro meint
16. Juli 2019 at 16:41
Hallo,
mit der bitte um Auskunft hier der Sachverhalt und im Anschluß die Frage.
1. Anreise von Deutschland nach Österreich
2. 10h in Österreich gearbeitet
3. Von Österreich vor 24 Uhr zurück nach Deutschland ins Hotel.
4. zurück zu Punkt 1.
Welche Spesen stehen mir zu, Deutsche oder Österreichische?
Danke für eure Hilfe
Thomas meint
13. Juli 2019 at 16:17
Hallo
1) Ich arbeite bei Versammlungen in Deutschland und bei einer Arbeitsagentur.
Diese Agentur zahlt mir nur 10 € pro Tag anstatt 24 € und die Unterkunft ist immer ohne Essen und manchmal ohne Küche, in der ich kochen kann.
2) Für die Montage fahre ich mein Auto und bekomme nur 0,09 € pro km. Sie sollte jedoch normalerweise 0,30 € betragen.
Frage:
Verstößt der Arbeitgeber gegen ein Gesetz, wenn er nicht für das bezahlen möchte, was ich gemäß § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes habe?
Muss mein Arbeitgeber mir eine Mahlzeit oder zumindest eine Unterkunft bezahlen, in der ich selbst kochen kann?
Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort.
Maik meint
23. Mai 2019 at 7:22
Bin Lkw Fahrer und mein Chef zieht mir immer eine Stunde Pause ab also wenn ich um 0Uhr anfange und um 8Uhr 59min Feierabend mache mal habe ich 8Std 59min gearbeitet Minus der einen Stunde also 7Std 59min bekomme dann kann Spesen ist das Richtig?
Darf er die Stunde bei den Spesen abziehen
Marcus meint
25. April 2019 at 7:37
Habe ich als Aushilfsfahrer auf 450 Euro-Basis bei Fahrten über 8 Stunden ein Recht auf Spesengelder? Werden die Spesengelder an die 450 Euro angerechnet?
Patrick meint
3. April 2019 at 16:33
Ich muss zum 05/06.04.19 auf einen Messe-Einsatz (Abbau), Fahrzeit hin und zurück jeweils ca 6h,
durch örtliche gegebenheiten kann am 05.04. erst ab 17:00 Uhr abgebaut werden, bis voraussichtlich
01 oder 02:00 Uhr, dann Hotel übernachtung und weiter geht’s, Geplant ist die Rückfahrt dann für 17:00 Uhr. Sollte ich also „unerwarteter Weise“ im Stau stehen und käme ich erst sonntags früh um 01:00 Uhr (statt Samstag 23:00) am Wohnsitz an, könnte ich dann wie folgt Spesen berechnen:
FR Anreise 11-24 => 12€
SA Abbau und Heimreise 00-23 =>12€
oder worst case Szenario
SA Abbau 00-24 => 24
SO Heimreise 00-01 (unter 8h, vernachlässigt)
arbeitsrechte.de meint
8. April 2019 at 10:34
Hallo Patrick,
bitte beachten Sie, dass wir keine Rechtsberatung anbieten und daher auch keine Spesen berechnen. Wenden Sie sich bitte ggf. an einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.
Ihr Team von Arbeitsrechte.de
Volker meint
30. März 2019 at 14:32
Hallo Zusammen,
Ich Arbeite als Servicetechniker bin Täglich mindestens 9 Stunden außer Haus. Bei uns in der Firma war es früher ganz einfach habe alles mit der Kreditkarte bezahlen. Dann vor ungefähr 3 Jahren wurden Spesen gezahlt, aber nur wenn man länger unterwegs ist. Hat man nicht ein Anrecht auf arbeitstägliche Spesen Zahlung. Die Spesen Zahlung wurde einfach gemacht und nich mit den Mitarbeitern besprochen. Ist das überhaupt richtig.
Mit freundlichen Grüßen
Volker
Anis meint
21. März 2019 at 7:34
Hallo Zusammen
Ich Reise am Samstag 23.03/ 05:30 muss einchecken, von Tunesien (bin Tunesier) aus nach Deutschland Dienstlich, Der Einsatz in Deutschland dauert 8 Tage ( Abreise ist für den 30.03/ 11:55 Ankunft 14:35 in Tunesien), Wie Berechnet man die Spesen in diesem Fall, gilt der Tunesischer Gesetz oder der Deutsches oder beides. Falls Ihr noch Infos benötigt stehe ich euch zur Verfügung.
MFG
Anis