Was genau sind Spesen? – Definition, Spesensätze und Kürzungen

So manches Mal sind Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten länger unterwegs und müssen sich abseits des gewöhnlichen Arbeitsplatzes (genannt: erste Tätigkeitsstätte) über diesen Zeitraum verpflegen, z. B. wenn es auf eine Dienstreise geht. Weil dies mitunter sehr teuer sein kann – allein die Übernachtung im Hotel will bezahlt werden -, werden anfallende Mehrkosten häufig vom Arbeitgeber erstattet. Eine solche Vergütung wird als Spesen bezeichnet.

Spesen haben die Bedeutung von Verpflegungsmehraufwand. Das Wort erklärt sich mehr oder weniger selbst. Dabei sollte beachtet werden, dass damit nicht generell die Erstattung der Kosten für Verpflegung gemeint ist, sondern lediglich der Mehraufwand, der entsteht. Die Kosten für die Übernachtung werden zwar ebenfalls Spesen genannt. Reisekosten bezeichnet es jedoch genauer.

Nun haben wir für Spesen eine erste Definition gefunden. Es stellt sich weiterhin die Frage, ob es eine Spesenregelung gibt und wie diese festgesetzt wird. Ab wann gibt es Spesen? Wie lassen sich Spesen berechnen? Gibt es gesetzliche Spesen?

Spesen in Deutschland – Wie werden die Tagesspesen berechnet?

Spesen werden nicht – wie der Lohn – vom Arbeitgeber bestimmt. Jedes Jahr gibt das Finanzministerium die neuen Spesenpauschalen raus, welche allgemeingültig sind. Grundsätzlich ist dabei zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale zu unterscheiden:

• Die kleine Pauschale sind Spesen bei einer Dienstreise, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern. Zudem gilt sie für die An- und Abreisetage bei längeren Geschäftsreisen. Diese Spesen ab 8 Stunden dienstlich bedingter Abwesenheit beträgt 14 Euro.
• Bei mehrtätigigen Reisen wird von der großen Pauschale gesprochen. Für jede volle 24-stündige Abwesenheit aufgrund der beruflichen Tätigkeit gibt es bei den Spesen einen Tagessatz von 28 Euro. Die Reisekosten exklusive Spesen (also Kosten für die Übernachtung) werden mit 20 Euro abgedeckt.

Wann werden Spesen gekürzt?

Die geschilderten gesetzlichen Spesensätze werden jedoch nur für einen befristeten Zeitraum gezahlt. Der Anspruch auf diese Reisespesen verfällt, wenn der Angestellte mehr als drei Monate wegen beruflicher Tätigkeiten am gleichen Ort verweilt. Diese Drei-Monatsfrist gilt auch erst als unterbrochen, wenn der Mitarbeiter für vier Wochen diesen Ort nicht mehr bereist.

Darüber hinaus kann es bzgl. der Spesen bei einer Geschäftsreise zu Kürzungen kommen, wenn der Arbeitnehmer dabei nicht sich selbst verpflegt, sondern dies vom Arbeitgeber übernommen wird. Damit ist gemeint, wenn dieser bspw. das Mittagessen bezahlt. Das Spesengeld, auf das der Mitarbeiter pro Tag Anspruch hat, reduziert sich dann um einige Euro.

Spesenliste für Spesen in Deutschland

Somit lässt sich eine erste Spesentabelle für jene Tagesspesen erstellen, die dem Dienstreisenden zustehen, wenn er in Deutschland unterwegs ist:

Voraussetzung	Betrag in Euro
für jede Abwesenheit ab 8 bis 24 h	14
für jede volle 24-stündige Abwesenheit	28
für jede Übernachtung	20
Kürzungen fürs Frühstück	5,60
Kürzungen für Mittag- und Abendessen	jeweils 11,20

Spesen im Ausland

Auch im Ausland wird abhängig von der jeweilig erforderlichen Arbeitszeit auf der Reise zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale unterschieden. Dabei sind die Spesen pro Tag abhängig von dem jeweiligen Land, in dem sich der Dienstreisende gerade aufhält – auch hier werden die Spesenpauschalen vom Finanzministerium festgesetzt. Darüber hinaus wird auch hier etwas von den Spesenkosten abgezogen, wenn der Arbeitgeber eine oder mehrere Mahlzeiten übernimmt.

• Für das Frühstück werden 20 Prozent vom jeweiligen Tagessatz an Spesen abgezogen, den das Finanzministerium für das jeweilige Land festgelegt hat.
• Für die Übernahme von Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 Prozent der Spesen pro Übernachtung bzw. pro Kalendertag abgezogen.

Reist der Arbeitnehmer vom Inland ins Ausland (oder umgekehrt), richten sich die Spesen nach dem Ort, den er vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte.

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